Como melhorei a minha produtividade depois de focar em uma única coisa

Redes sociais, e-mails, grupos de WhatsApp, internet, aplicativos de celular… A vida moderna está repleta de coisas que, num piscar de olhos, podem roubar a nossa atenção. Se por um lado as novas tecnologias facilitaram a comunicação e o acesso à informação, por outro tornaram o nosso tempo ainda mais escasso e dificultaram a tomada de decisão sobre quais são as nossas verdadeiras prioridades.

Nesse contexto, perder o foco em qualquer tipo de atividade virou algo comum. Aquele trabalho que você faria em uma tarde pode levar até dois dias para ser concluído se você não se concentrar realmente em uma tarefa. Já aconteceu com você? Fique tranquilo, você não é o único. Na era digital, para ser mais produtivo você precisa reaprender a gerenciar o seu tempo e a priorizar as tarefas mais relevantes para não chegar no fim do dia com aquela sensação de que não fez quase nada do que tinha de ser feito. Isso significa FOCAR no que é REALMENTE IMPORTANTE.

Quando abri minha empresa de consultoria, assessoria e capacitação na área de estratégia de marketing, há pouco mais de três anos, pensei que seria “dono” do meu tempo. “Agora sou empreendedor, faço o meu horário”, concluí, de forma ingênua, lá no início. No entanto, à medida que a KEEP CALM – Marketing Estratégico passou a ser cada vez mais demandada pelo mercado, percebi que eu não era “dono”, mas “escravo” do tempo. Por quê? Por conta da má gestão do meu tempo e das minhas prioridades. Minha rotina tornou-se caótica e, para tentar concluir minhas tarefas dentro dos prazos, eu estava sempre “correndo atrás da máquina”. Contudo, há cerca de três meses li um livro que me ajudou demais na reorganização do meu tempo e das minhas prioridades profissionais e pessoais.

Estou falando de “A Única Coisa – O Foco Pode Trazer Resultados Extraordinários Para Sua Vida”, de Gary Keller e Jay Papasan. É o tipo de obra que te dá um “sacudão”, e é exatamente por causa disso que é ótimo (não sei quanto a você, mas eu adoro livros que me tiram da zona de conforto e parecem apontar o dedo na minha direção como quem diz “você está fazendo tudo errado”). Esse livro instigante parte da premissa de que, para conquistar bons resultados, você precisa eleger apenas UMA COISA e priorizá-la DE VERDADE.

Na prática, a obra propõe que você deva fazer tudo o que deve ser feito em relação a essa única coisa antes de partir para a realização da sua próxima tarefa, que por sua vez passará então a ser a mais importante. Esse ensinamento valeria para as pequenas tarefas do seu cotidiano e também para os seus grandes projetos pessoais e profissionais. Faz sentido pra você? Pra mim fez demais. Mas você deve estar se perguntando: como começar a colocar em prática essa estratégia de vida? Eu detalho nos parágrafos seguintes.

Eleja sua prioridade

Em primeiro lugar, defina de verdade qual é a coisa mais importante que você precisa fazer antes de todas as outras. Parece óbvio, mas boa parte das pessoas e das empresas não sabe qual é a tal ÚNICA COISA que devem priorizar. “Quando tudo parece urgente e importante, tudo parece igual”, alertam os autores do livro. Se você não sabe o que é realmente mais importante aí no seu trabalho, como vai gerenciar o seu tempo e as suas tarefas de forma adequada? A mesma indagação vale para uma empresa. Keller e Papasan citam como exemplo o Google, que alcançou o sucesso porque soube definir com precisão a única coisa, ou seja, o que era realmente mais importante e que foi a base de sua proposta de valor como negócio: a ferramenta de pesquisa, que por sua vez levou à criação de anúncios, hoje e sempre a principal fonte de renda da marca.
Portanto, é crucial definir a sua única coisa a fazer. Definiu qual é a sua ÚNICA COISA, aquilo que você deve priorizar? Ótimo. Então você já pode ir para o próximo passo da estratégia. Sim, como o próprio livro sugere, você precisa fazer uma coisa de cada vez.

Ser multitarefa é bobagem

Se você tem uma prioridade, não pode – e nem deve – fazer várias coisas ao mesmo tempo. “A Única Coisa” destrói, com ótimos argumentos, um dos grandes mitos do mercado de trabalho: aquele que diz que uma pessoa de sucesso precisa ser “multitarefa”. Pois ser multitarefa pode ser um problema se você não sabe se organizar e priorizar as coisas. Os autores pregam que os bons resultados são baseados em uma estratégia sequencial, e não simultânea (multitarefa). “Conseguir resultados extraordinários resume-se a criar um efeito dominó em sua vida”, sintetiza a obra.
Se você começou algo, termine, ou pelo menos conclua a parte dessa tarefa que você se propôs a realizar antes de começar a fazer qualquer outra coisa. Se você não terminar, ficará com aquela coisa inacabada assombrando o seu futuro como um fantasma. Além disso, é válido ressaltar que não terminar essa tarefa pode te impedir de começar outras. Parece muito simples, mas me diga aí: quantas vezes você começou algo sem terminar uma tarefa anterior e, quando se deu conta, não tinha concluído coisa alguma? Pois é, acontece com frequência com quem não sabe priorizar.

Elimine os “ladrões do tempo”

Lembra das coisas da vida moderna que mencionei lá no início deste artigo, que costumam roubar nossa atenção? Redes sociais, e-mail, WhatsApp… “A Única Coisa” sugere que uma das melhores formas de ajustar o foco e ser produtivo é eliminar os “ladrões do tempo”. Eles podem se apresentar de formas variadas, dependendo do seu trabalho e do seu estilo de vida.
No meu caso, optei por reduzir as chances de me distrair com as várias ferramentas e canais digitais com que trabalho diariamente – por mais paradoxal que isso possa parecer, sobretudo para um profissional como eu, que atua nas áreas de marketing digital e gestão de redes sociais. Pois acredite: para escrever este artigo, por exemplo, saí da internet e me desconectei das redes sociais para me concentrar totalmente no que estou escrevendo. É difícil? Muito. Demais. Mas é a forma que encontrei para me concentrar na ÚNICA COISA que priorizei neste momento: escrever este artigo.
Para me tornar ainda mais produtivo, adotei outras medidas radicais no meu trabalho cotidiano. Se preciso me concentrar em algo que não envolve o uso da minha caixa de e-mails, simplesmente fecho-a, sem dó nem piedade. Assim evito a tentação de checar aquele e-mail que acabou de chegar e que está ali, piscando na tela insistentemente. Aliás, há três meses estabeleci horários para consultar meus e-mails. Dou uma checada duas ou três vezes por dia. E basta. Você não tem ideia de como isso é libertador e como é capaz de tornar o seu dia muito mais produtivo. Experimente.
Outra ferramenta que passei a usar de forma diferente é o WhatsApp. Para literalmente não enlouquecer com a frenética chegada de mensagens, saí de grupos inúteis e estipulei quatro horários para consulta de mensagens durante o dia: 8h, 10h30min, 13h e 17h. Se você consultar meu perfil no WhatsApp agora, verá que o meu “recado” (aquela mensagem que acompanha o perfil) deixa expressamente claro que só estarei checando as mensagens nestes horários. Isso é antipático? Talvez. Porém, é a maneira que encontrei para não me distrair e focar na minha ÚNICA COISA. Se for um assunto urgente ou você precisar muito falar comigo, vá em frente, pode me ligar! É claro que vou te atender.

Organize seu tempo

Por fim, outro espetacular ensinamento que tirei da obra de Gary Keller e Jay Papasan refere-se à ótima sacada de organizar o seu trabalho em blocos de tempo. Passei a adotar essa técnica no meu cotidiano e meu trabalho passou a render muito, muito, muito mais. Funciona assim: posso ter um bloco de tempo de três horas pela manhã para desenvolver o conteúdo de uma palestra, depois outro bloco de tempo de duas horas à tarde para atender as demandas de um cliente de consultoria, outro bloco de tempo de uma hora para consultar e-mails e por aí vai. É fundamental enfatizar que o fator-chave de sucesso dessa estratégia de gestão do tempo é assimilar que, durante um determinado bloco de tempo, o seu foco será exclusivamente aquilo para o qual você destinou aquele período de tempo. Nada mais. Ou seja, você escolheu uma ÚNICA COISA e é aquilo que você deve se focar nesse bloco de tempo. Ficou claro?
Ok, eu sei que não será fácil adotar novos hábitos na sua rotina profissional e pessoal. Também não foi fácil pra mim, e confesso que ainda não está sendo fácil, às vezes quase tenho recaídas. Mas eleger uma ÚNICA COISA é colocar o holofote, de verdade, nesta única coisa. Posso garantir a você que está valendo muito a pena, me tornei muito mais produtivo. Experimente e depois me conte como foi a sua experiência.

Boa sorte e espero ter ajudado você com este artigo. Não esqueça: concentre-se em apenas uma única coisa!

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